De introductiedag. Wie kent het niet? Vaak een bijeenkomst waarbij je de ene powerpoint presentatie na de andere krijgt en aan het eind van de dag sta je met een hoofd vol informatie weer buiten. Zeker een snelle manier om een indruk van je organisatie te krijgen. Goede onboarding is het echter niet.
Onboarding is eigenlijk niets meer of minder dan inburgeren. Als nieuwe medewerker leer je de organisatie kennen. Je weet wie je waarvoor moet hebben, en waar je die kunt vinden. Je leert de taal (het jargon), en de onuitgesproken waarden en normen. Zeg maar de “zo doen wij het hier” regels.
Onboarding gaat dus veel verder dan introductie. Onboarding gaat ook over alle aspecten die belangrijk zijn voor een nieuwe medewerker. Dus ook over de voorbereiding voor de eerste werkdag. Wie ontvangt de nieuwe medewerker? Wie zorgt voor een kennismaking met de naaste collega’s? En wie zorgt ervoor dat alle benodigdheden zijn geregeld. Is er een werkplek? Is de laptop geregeld? Is er een e-mailadres aangemaakt en heeft de nieuwe medewerker toegang tot de benodigde bestanden?
Onboarding is een proces dat dan ook langer duurt dan die ene introductiedag. Een introductiedag kan natuurlijk prima een onderdeel zijn van een onboardingtraject. Maar zorg er dan voor dat je ook vanuit de medewerker denkt. Verzamel niet alleen alle informatie die je als organisatie wil “zenden”, maar bedenk ook waar je nieuwe medewerker zelf behoefte aan heeft, en zoek de dialoog.
Natuurlijk kun je best een korte presentatie houden over jullie strategie en de visie en missie van het bedrijf. Maar ga daarna eens in discussie. Wat betekent die strategie dan precies voor de nieuwe medewerker zelf? Wat kan hij doen om hieraan een bijdrage te leveren?
En wie zijn je nieuwe medewerkers eigenlijk? Komen er veel schoolverlaters je organisatie binnen? Denk dan eens aan een buddy-systeem of aan intervisie. Veel schoolverlaters hebben geen idee hoe het er binnen een organisatie aan toe gaat, en vinden het prettig iemand te hebben waar ze bepaalde situaties of vragen mee kunnen bespreken.
Werk je in een grote organisatie? Dan kan het voor nieuwe medewerkers lastig zijn te ontdekken hoe de organisatie in elkaar zit en te weten wie ze waarvoor moeten hebben. Help ze met het opbouwen van een intern netwerk door ze met elkaar in contact te brengen. Laat bijvoorbeeld de medewerkers die in een bepaalde maand starten, ongeacht de functie, met elkaar een opdracht uitvoeren. Op die manier bouwen ze snel aan een gevarieerd netwerk binnen de organisatie.
Die eerste periode is dus heel belangrijk om ervoor te zorgen dat medewerkers snel productief zijn en zich snel thuis voelen in de organisatie.
Een goed onboardingprogramma is maatwerk. Het is een traject dat past bij je organisatie en bij je nieuwe medewerkers. En, nog een laatste tip: bedenk eens hoe je zelf verwelkomd en wegwijs gemaakt zou willen worden in een nieuwe organisatie!
LIF! Love to learn!